Saisie de caisse décentralisée

Nouveautés Sage100cloud Saisie de caisse décentralisée

Version 6.00 – 18/10/2019

-Gestion du contact adressé par type de document et Envoi à plusieurs destinataires
-Gestion du logo société dans les mails
-Personnalisation du nom du fichier « pdf » obtenu en impression des documents
-Fusionner une société dans une nouvelle société
-Import/ Export inventaire au format paramétrable
-Mise en sommeil des collaborateurs
-Nouveau traitement de report de stocks
-Visualiser les règlements associés à une facture
-Import/ Export paramétrable clients et fournisseurs – Gestion du collaborateur
-Code affaire sur les factures validées
-Client – Adresse de livraison – Champs Commentaire et Délai de transport

Gestion du contact adressé par type de document et Envoi à plusieurs destinataires

Paramétrer pour chaque client/ fournisseur et chaque type de document un service contact à adresser par mail. Il est ainsi possible de transmettre par exemple une commande au service commercial et une facture au service comptabilité.
Sur option tous les contacts d’un service peuvent recevoir le mail.
La saisie d’adresses mail complémentaires est également autorisée.

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Gestion du logo société dans les mails

En cas d’utilisation de Microsoft Office 365 pour l’envoi des mails, le logo société peut être joint aux mails envoyés depuis les différentes fonctions de l’application.

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Personnalisation du nom du fichier « pdf » obtenu en impression des documents

Le nom du fichier pdf obtenu lors de l’impression du document ou lors de l’envoi par mail est personnalisable pour chaque type de document et chaque domaine (achats, ventes, stocks, internes).

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Fusionner une société dans une nouvelle société

Possibilité de créer une nouvelle société à partir d’une société existante. Cette nouvelle société hérite de tous les paramétrages et des données de structure (familles d’articles, articles, nomenclatures, clients, fournisseurs, dépôts…) de la société d’origine.

Import/ Export inventaire au format paramétrable

L’inventaire peut désormais être importé ou exporté dans un format de fichier paramétrable.

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Mise en sommeil des collaborateurs

Il est désormais possible de mettre en sommeil un collaborateur qui ne fait plus partie de la société. Un contrôle en saisie permet d’éviter l’utilisation d’un collaborateur en sommeil.

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Nouveau traitement de report de stocks

Le traitement de report de stock est optimisé. L’ensemble des documents antérieurs à la date de report est supprimé. Un mouvement de stock est généré pour l’initialisation des valeurs de stock.

Visualiser les règlements associés à une facture

Les règlements associés à une facture sont maintenant consultables depuis le pied du document.

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Assouplissement LAF – Message d’incitation à la clôture

Le message d’incitation à la clôture annuelle est maintenant affiché à l’ouverture uniquement si la société est assujettie à la LAF.

Import/ Export paramétrable clients et fournisseurs – Gestion du collaborateur

Le champ Collaborateur est maintenant géré lors de l’exportation ou l’importation au format paramétrable des clients et des fournisseurs.

Code affaire sur les factures validées

Le code affaire reste désormais modifiable sur l’entête et les lignes des factures validées.

Client – Adresse de livraison – Champs Commentaire et Délai de transport

Les adresses de livraison des clients sont enrichies de deux nouveaux champs imprimables :
– Commentaire, permet la saisie d’un commentaire libre (heures de réception…)
– Délai de transport permet de calculer un délai de livraison théorique en fonction de l’adresse de livraison du document.

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Version 5.00 – 22 mars 2019

-Affichage des totaux dans la liste des documents
-Historique des modifications et des suppressions
-Date création et Utilisateur associé à l’enregistrement
-Augmentation longueur maximale de certains champs
-Mise à jour comptable – Format paramétrable
-Mise à jour comptable – Export au format Sage – Enrichissement du fichier
-Mise à jour comptable – Clôture optionnelle des écritures comptables
-Journal comptable – Inclure les factures non validées
-Liste des documents de ventes/ Facture – Factures et/ ou Factures validées
-Gestion de la calculatrice intégrée
-Gestion des mails – Prise en compte des modèles par défaut
-Gestion du logo société


Affichage des totaux dans la liste des documents

Depuis la liste des documents des ventes et des achats de nouvelles colonnes Total HT net, Total TTC et Solde dû sont affichées, permettant de prendre rapidement connaissance des totaux du document et de l’avancement du règlement des factures (non réglées, partiellement réglées, totalement réglées).

Historique des modifications et des suppressions

Les modifications des champs ayant une incidence sur le total du document et réalisées sur les documents de type Bon de livraison et Facture sont désormais enregistrées et un utilisateur du groupe Administrateur est en mesure de connaitre ces modifications. Les suppressions de documents, de lignes de document réalisées sur des Bon de livraison ou Facture et les suppressions de règlement sont également tracées.

Enfin, les modifications de tarifs réalisées dans les fiches articles sont enregistrées et un utilisateur du groupe Administrateur peut consulter les anciens tarifs.
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Date création et Utilisateur associé à l’enregistrement

Pour tous les éléments du menu Structure il est désormais possible de connaître la date de création de l’enregistrement et le nom de l’utilisateur à l’origine de la création.
L’utilisateur ayant créé le document et les lignes de document est également mentionné dans la barre d’état lors de la consultation d’un document et dans la fonction Gestion des comptes pour les interrogations commerciales et documents.

Augmentation longueur maximale de certains champs

Certains champs de la base de données ont une nouvelle longueur maximale :
L’intitulé des clients/ fournisseurs est géré sur 69 caractères maximum
L’intitulé des familles est géré sur 69 caractères maximum
L’intitulé des énumérés de gamme est saisissable sur 35 caractères maximum
L’intitulé des énumérés de conditionnement est saisissable sur 35 caractères maximum
Libellé des énumérés des infos libres de type table est géré sur 35 caractères maximum

Mise à jour comptable – Format Paramétrable

La fonction de Mise à jour en comptabilité des factures et des règlements permet désormais l’exportation des écritures selon un format paramétrable préenregistré. Il est alors possible d’obtenir un fichier des écritures dans un format délimité.

Mise à jour comptable – Export au format Sage – Enrichissement du fichier

Les éléments de structure (compte général, client, fournisseur, section analytique) sont exportés optionnellement lors de la mise à jour comptable par export au format Sage.../wp-static-content/release-notes/Att/PMEGESCOM-7543.png

Mise à jour comptable – Clôture optionnelle des écritures comptables

Pour une société non soumise à la Loi Anti Fraude, les écritures comptables enregistrées dans le fichier comptable lié sont clôturées de manière optionnelle, en fonction d’une nouvelle option disponible dans les paramètres de comptabilisation de la société.../wp-static-content/release-notes/Att/PMEGESCOM-7232.png

Journal comptable – Inclure les factures non validées

Sur option, les factures non validées peuvent être prises en compte dans l’impression du journal comptable.

Liste des documents de ventes/ Facture – Factures et/ou Factures validées

Afin de faciliter le traitement des factures, deux nouveaux critères de sélection « Factures » et « Factures validées » sont disponibles dans la liste des documents des ventes lorsque la sélection porte sur les Factures. Il est alors possible de distinguer facilement les factures en cours et les factures déjà communiquées aux clients.

Gestion de la calculatrice intégrée

Tous les champs de type Quantité et Prix accessibles en saisie peuvent être renseignés par la saisie d’une formule commençant par le sigle « égal »
Par exemple =3*5 affichera 15 dans le champ concerné.
Gestion des mails – Pris en compte des modèles définis par défautLe modèle de mise en page utilisé pour l’envoi des documents par mail est celui défini pour chaque tiers, à défaut celui paramétré dans les modèles d’impression de la société et à défaut celui sélectionné lors du traitement.
Gestion du logo sociétéLe logo est associé dans les Paramètres société/Logo. L’objet de mise en page Dossier entreprise/ logo permet l’impression de ce logo.

Modes d’authentification Sage, Windows ou Office

En complément de l’authentification Sage vous pouvez désormais utiliser les authentifications Windows (Active Directory ou comptes Windows) ou Office pour vous connecter à votre application, tout en bénéficiant des stratégies de sécurité de Microsoft.
La création des utilisateurs est simplifiée ; elle s’effectue par import des comptes Windows ou Office de votre organisation dans votre société. Pour un utilisateur existant, vous pouvez modifier son mode d’authentification et lui associer un compte Windows ou Office.
A partir du moment où l’utilisateur est connecté, quel que soit son mode d’authentification, il accède directement aux sociétés et fonctions autorisées.
Vous pouvez à tout moment, vous déconnecter de votre application avec la commande « Me déconnecter » du bouton Profil de la nouvelle barre de titre.
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Version 4.00 – 23/11/2018

Option pour application Loi Anti-Fraude

Si votre entreprise est hors du champ d’application défini dans le BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704 vous avez la possibilité de le déclarer dans votre application.

A la première ouverture de la société dans Sage 100cloud Gestion commerciale ou Saisie de Caisse Décentralisée, l’Administrateur détermine si elle est assujettie ou non à l’application de la loi Anti-Fraude.
Le journal des événements légaux trace l’activation/ désactivation de l’option relative à l’assujettissement à la Loi Anti-Fraude .

Dans le cas où la société n’est pas assujettie à la Loi Anti-Fraude, des assouplissements sont mis en place pour l’impression des factures et la gestion des règlements :

-Une facture non validée s’imprime désormais sans la mention « Exemplaire provisoire »,

-L’association d’un règlement à une facture n’a plus pour incidence de valider la facture et le règlement, les enregistrements restent modifiables : La facture sera validée par l’utilisateur avant d’être comptabilisée. Le règlement sera validé lors de sa comptabilisation.

-Un acompte enregistré dans un document reste modifiable tant qu’il n’est pas comptabilisé.

Attention ! Cet assouplissement ne concerne pas les fonctionnalités permettant de gérer les caisses. Un règlement de caisse associé à une facture sera systématiquement validé. Il en est de même pour tous les règlements de type mouvements de caisse, remise en banque qui restent validés dès leur enregistrement.

Recherche des mots dans les listes

La zone de recherche vous permet dorénavant de préciser la méthode de recherche souhaitée de manière à répondre aux habitudes et besoins de chaque utilisateur.

Mot entier : La recherche porte sur un mot ou un groupe de mots, sur tous les champs de type Texte dans les listes,

Commence par : (nouveau) La recherche porte sur un début de mot sur tous les champs de type Texte dans les listes,

-Désignation : (nouveau) spécifique à la liste des articles : la recherche porte sur le « contient » des caractères saisis dans la zone de recherche et présents dans la désignation des articles.

Intitulé : (nouveau) spécifique à la liste des clients et des fournisseurs : la recherche porte sur le « contient » des caractères saisis dans la zone de recherche et présents dans l’intitulé des fiches clients et fournisseurs.
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Sélection du modèle lors de la validation de facture

Le modèle pris en compte lors de la validation d’une facture correspond à celui défini dans le client ou à celui associé à la facture au niveau des paramètres société. Dans le cas où aucun modèle par défaut n’est paramétré pour la facture alors la fenêtre de sélection du modèle s’ouvre permettant ainsi le choix du modèle.

Date de règlement en sélection des échéances à régler

En saisie des règlements clients et fournisseurs, lors de la sélection des échéances à régler, il est désormais possible de renseigner la date à laquelle le règlement doit être créé.
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Version 3.10 – 15/06/2018

-Gestion des prospects
-Contrôles en saisie
-Autres nouveautés

Gestion des prospects

Créez et gérez des tiers client « Prospect »,
saisissez et exploitez des devis pour ces prospects,
transformez un prospect en client quand un devis est accepté,
importez des prospects depuis le module CRM Force de Vente,
filtrez vos listes ou états pour isoler les prospects des clients,
le tout sans impacter la comptabilité. (Pas de création de tiers en comptabilité)

La création de tiers clients typés Prospect est possible :

-depuis la fiche client en cochant l’option « Gréer en tant que prospect »

-par importation au format Sage ou paramétrable,

-par le menu Edition/ Dupliquer une fiche client/ prospect existante.

-par transfert d’une société de type prospect créée dans le CRM Force de Vente
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Prospects : Exploitation

-La liste des clients permet d’identifier rapidement les clients de type prospect.

-L’application permet la recherche des prospects uniquement depuis la fonction Edition/ Rechercher.

-Le champ prospect est exploitable depuis les Modèles d’enregistrement et les Informations libres calculées.

-Depuis Etats libres/ Liste de tiers et Etiquettes et mailing tiers, l’impression d’une liste de prospect uniquement est possible en bornant sur le type client Prospect.

-Pour un client de type prospect, il est possible de saisir un devis mais il est interdit de saisir un acompte.

-Depuis la liste des documents de ventes un nouveau critère de sélection type client = prospect permet d’afficher uniquement les devis des prospects.

-La saisie des règlements n’est pas autorisée pour un prospect.

-Les prospects sont exclus de tous les états qui ne traitent pas les devis (Analyse client, Cadencier clients, Statistiques clients). Ils sont par contre pris en compte dans les états Mouvements clients, Etats libres/ Liste de documents…

Prospects : transformation en client

-Depuis la fiche prospect, la fonction « Transformer » permet de convertir le prospect en client. Cette transformation passe notamment par l’affectation d’un compte général collectif et d’un compte tiers payeur.

-Un prospect est transformé en client, après validation de l’utilisateur, lors de la saisie de Documents des ventes autres que Devis et de Documents interne, lors de la transformation d’un devis d’un prospect en un autre type de document.

-Une nouvelle autorisation d’accès Gestion des prospects/ Interdire la transformation d’un prospect en client, permet d’interdire à un utilisateur le traitement de transformation. Dans le cas où une saisie est réalisée pour un prospect sur un document autre qu’un devis, l’application bloque le traitement.

Gestion des contrôles en saisie

Pour chaque domaine il est désormais possible de paramétrer des contrôles sur des champs d’entête et de ligne de document. Deux niveaux de contrôle sont autorisés : Afficher une alerte en saisie lorsque le champ n’est pas renseigné ou Bloquer la saisie lorsque le champ n’est pas renseigné.
Les champs susceptibles d’être contrôlés sont : Le code affaire, le Représentant, la Date de livraison, la Référence et les informations libres.
Pour les fiches clients les contrôles peuvent porter sur les informations libres.
Le paramétrage des contrôles est réalisé depuis les Paramètres société/ Saisie.

Attention ! Pas de contrôle si la saisie est réalisée depuis la fonction Vente comptoir.

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Dissociation des informations libres

Pour un dossier il est fréquent de disposer d’informations libres qui s’appliquent aux ventes mais pas aux stocks.
Depuis les Paramètres société/ Saisie, il est désormais possible de masquer une information libre entête/ ligne de document pour les domaines vente / stock.
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Export des filtres sauvegardés

Les filtres sauvegardés sont désormais exportés via le menu Fichier / Outils / Exporter les préférences. Il est ainsi possible de récupérer les filtres d’un poste sur un autre poste.

Rappel ! L’export/import des préférences s’effectue pour une même version d’application installée sur les deux postes. La récupération des préférences d’une version antérieure, pour la même gamme de produits, est automatiquement effectuée au lancement de l’application.

Sélection dans les menus locaux éditables

Le comportement des menus locaux est modifié afin d’améliorer la sélection d’un élément.
Le clic affiche désormais toute la liste et se positionne sur le 1er élément commençant par …
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Traitement exclusif – Liste des utilisateurs connectés

Au lancement d’un traitement exclusif, la liste des utilisateurs connectés empêchant le traitement est affichée.

Exemples :

-Nouvel exercice dans la Comptabilité,

-Réajustement des cumuls dans Gestion commerciale,

Il est possible d’envoyer un message aux utilisateurs dans leur application afin de leur demander de se déconnecter.
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Envoi d’emails vers Office 365

Visionnez aussi le tutoriel vidéo : Envoi automatique des e-mails par Office 365

Envoyez vos documents commerciaux ou un simple email à un contact directement de votre application vers Office 365 Online :

-Option dans les préférences pour choisir l’utilisation de Microsoft Office 365,

-lorsque cette option est activée, tous les emails au départ de l’application sont envoyés directement via Office 365 Online,

-emails d’envoi de documents,

-emails simples suite à clic sur lien email depuis une liste ou une fiche.

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Export Excel vers Office 365

Générez un fichier au format Excel à partir des fonctions d’export des applications, ce fichier s’ouvre ensuite automatiquement depuis Office 365 Online.
Fonctions concernées :

-Fichier / Exporter / Format Sage : Export au format Excel

-état / Plus de critères : Export au format Excel,

-état : Impression dans un Classeur Microsoft Excel.

Version 3.00 – 20/04/2018

-RGPD : Règlement Général de Protection des Données
-Conformité Loi Anti Fraude à la TVA
-Autres nouveautés fonctionnelles

Visionnez aussi le tutoriel vidéo : Pour en savoir plus sur le RGPD

Visionnez aussi le tutoriel vidéo : Pour en savoir plus sur la loi Anti-Fraude

LAF : Inaltérabilité et sécurisation des factures de vente

Une facture imprimée, remise à un client, ne doit plus être modifiable ou supprimable :
Une facture imprimée et non validée est une facture provisoire, elle porte désormais la mention « Exemplaire provisoire » dans la marge gauche du document.

La facture doit être validée pour que la mention exemplaire provisoire disparaisse.

La validation de la facture peut être couplée à l’impression de la facture :

-Nouvelle action « Valider et imprimer » depuis la liste des documents de ventes permettant de valider et d’imprimer les factures.

-Nouveau bouton fonction « Valider et imprimer » permettant de valider et d’imprimer la facture ouverte. Cette action est également disponible dans la bouton fonction menu « Imprimer ».

-A partir des diverses fonctions de l’application permettant d’imprimer des factures il est possible d’imprimer les factures et de les valider en même temps. Une nouvelle option « Valider les factures » est proposée.

-Lors de l’envoi d’une facture par mail, l’utilisateur a la possibilité de valider la facture et de l’envoyer par email.

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LAF : Enregistrement des factures de vente

Depuis les paramètres société un modèle de mise en page est enregistré, il sera utilisé pour historiser le pdf légal de la facture. Ce pdf est enregistré lors de la validation de la facture.
Il est possible de le consulter directement depuis la facture, à partir d’un bouton fonction disponible dans l’entête du document.

LAF : Inaltérabilité et sécurisation des règlements clients

Les règlements de tous types (Règlement et Acompte) ne sont plus modifiables ou supprimables dès lors où ils sont associés à une échéance de document.
Ces règlements prennent le statut Validé.


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LAF : Inaltérabilité et sécurisation des enregistrements comptabilisés

Comptabilisation des factures
Les écritures comptables générées dans le fichier comptable lié sont automatiquement clôturées.

Comptabilisation des règlements
Un règlement comptabilisé est désormais validé et non modifiable ou supprimable.

Création des règlements enregistrés dans le fichier comptable
Selon le paramétrage de vos codes journaux de trésorerie, l’intégration des règlements saisis depuis 100cloud Comptabilité s’effectuait automatiquement. Cette automatisation n’est plus autorisée dans le cadre de la loi Anti-Fraude. Le traitement doit désormais être exécuté à partir de la fonction Traitement/ Gestion des règlements/ Génération des règlements/ Intégration des règlements comptabilité.

LAF : Inaltérabilité et sécurisation des enregistrements – Journal d’audit

Chaque enregistrement validé est certifié authentique par l’application. Toute modification, ajout ou suppression d’un enregistrement validé est décelable.

Le journal d’audit des données sécurisées disponible sous Fichier/ Outils, autorisée pour un utilisateur du groupe Administrateurs, permet de mettre en évidence les éventuels enregistrements altérés. En cas de contrôle cet état sera à communiquer à l’administration fiscale.

LAF : Clôture période

Le logiciel de gestion ou le système de caisse qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l’issue d’une période au minimum annuelle.

A l’ouverture de la société, dans le cas où la dernière date de clôture enregistrée pour la société est antérieure à une année, l’application affiche un message d’alerte rappelant qu’il est préconisé de réaliser au minimum une clôture annuelle.
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LAF : Gestion du fichier d’archive

A l’ouverture d’une base issue d’un archivage, un nouveau message d’alerte informe que la base peut être utilisée uniquement à des fins de consultation des données.
Certaines fonctions telles que la Sauvegarde fiscale des données et la Mise à jour de la comptabilité ne sont plus disponibles. Une mention « Archive » est affichée sur tous les états qui seraient produits depuis cette base d’archive.

LAF : Journal des événements légaux

Les traitements légaux intervenants sur la base de données sont enregistrés dans le journal des événements légaux. Il s’agit des traitements de Clôture période, Sauvegarde fiscale des données, Report de stock, Restauration et Sauvegarde.

Ce journal est disponible depuis le menu Fichier/ Outils et est accessible uniquement pour les utilisateurs du groupe Administrateur.../wp-static-content/release-notes/Att/PMEGESCOM-6142.png

LAF : Attestation de conformité

Chaque société doit justifier auprès de l’administration fiscale que son système de gestion ou de caisse respecte loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016.
L’impression de l’attestation de conformité est réalisée à partir de ?/ Imprimer mon attestation de conformité anti-fraude.
Elle est également imprimable à partir de l’intuiSage/ Rubrique « Ma version ».

RGPD : Règlement Général de Protection des Données

Le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) du parlement européen est applicable à partir du 25 mai 2018. Nos produits intègrent des fonctions facilitatrices visant à accompagner l’utilisateur dans sa démarche de mise en conformité au RGPD. Toutefois, nous attirons l’attention des utilisateurs quant au fait que la seule utilisation des produits n’est pas de nature à garantir leur conformité au RGPD.
Pour de plus amples informations : Informations légales RGPD

• Renforcement de la sécurité

En création des bases de données, activation par défaut des paramètres de sécurité pour avoir des mots de passe renforcés, avec une interface dédiée permettant au créateur de renseigner son login/mot de passe.
Nouvelle gestion des répertoires de communication, afin de limiter la présence de fichiers sur le poste du client (exemple fichier communication de site à site), en cas de rejet on facilite l’accès au répertoire dédié.
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• Exclure des traitements à des fins marketing

Nouvelle option dans les fiches clients et fournisseurs : « Exclure des traitements à des fins marketing »
Un message d’avertissement en génération de courriers Word à partir de la liste des clients et des fournisseurs et des Etats libres/ Etiquettes et Liste de tiers permet de confirmer l’exclusion ou non de ces tiers.
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• Effacer les données personnelles

Fonction de suppression accessible sur la fiche client et la fiche fournisseur et à partir des listes clients et fournisseurs : « Effacer les données », autorisée uniquement à un profil administrateur.
Les fiches clients et fournisseurs ainsi traitées disposent d’un attribut en lecture seule. Les options « Mise en sommeil » et « Exclure des traitements à fin marketing » sont également activées. La mention « Données effacées » est alors affichée dans la barre d’état de l’application.
Attention ! ce traitement est irrévocable.

Fonction de suppression des données personnelles accessibles via les Objets Métiers : cette fonction permet de supprimer des données des tables gérées dans les différentes applications avec exactement la même procédure que les applications.

Droit à la rectification : toutes les données personnelles sont rectifiables par défaut
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Nouveaux champs dans la fonction Rechercher / Remplacer

Nouveaux champs disponibles dans le Remplacer pour les fichiers Articles, Clients et Fournisseurs (Gestion commerciale uniquement).

Nouvelle longueur pour le Numéro de pièce

Le champ N° pièce des documents est maintenant géré sur 13 caractères alphanumériques.

Automatisation du traitement de réajustement des cumuls

Le réajustement des cumuls peut être automatisé grâce à une tâche planifiée à créer directement depuis le planificateur de tâches.

Sauvegarde des filtres multi-conditions

Exploitez pleinement les possibilités de filtres des listes et enregistrez-les pour accéder rapidement à des listes personnalisées.
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Rechercher des mots dans la liste

La recherche porte désormais sur un mot ou un groupe de mots, sur tous les champs de type Texte définis « recherchables » des listes Tiers et Articles (au lieu de Désignation ou Intitulé seul). Il est ainsi possible de faire une recherche sur les informations libres (Texte et Table) paramétrées pour ces listes.

Important ! Les applications 100cloud utilisent une fonctionnalité de SQL Server « Extraction en texte intégral et extraction sémantique de recherche ». Cette dernière doit être installée sur l’instance pour bénéficier de cette nouvelle fonction de recherche.
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