I Paramétrer les devises dans la société

1 – Comment créer une nouvelle devise ?

Fichier / Paramètres société / Paramètres des données de structure / International / Volet Devise

Ce panneau permet de définir les différentes devises qui seront utilisées dans les opérations avec les clients et les fournisseurs. La définition des tarifs d’achat et de vente ainsi que la va­lorisation des documents d’achat ou de vente pourra s’effectuer dans la devise du tiers.

Une conversion automatique monnaie de tenue de compte / devise aura lieu dans toute pièce (achat ou vente) destinée à un client ou à un fournisseur ainsi concerné.

Il n’est pas nécessaire de créer une devise pivot ni d’enregistrer un Cours = 1 pour celle-ci. Le programme propose automatiquement l’option Aucun dans les listes de critères offrant une sé­lection sur l’option Devise, ce qui permet la sélection des clients et des fournisseurs ayant la même devise que celle de l’entreprise.

Pour ajouter un élément :

1. Dans la colonne, cliquez sur Ajouter.
2. Renseignez l’ensemble des zones de saisie.
3. Validez par le bouton OK.

L’élément s’affiche dans la liste.

2 –  Comment paramétrer la monnaie de tenue commerciale ?

Fichier / Paramètres société / Votre société / Identification / Volet Monnaie & formats

Cette fenêtre comporte plusieurs encadrés qui permettent de paramétrer différentes informations et en particulier les monnaies utilisées.

Monnaie de tenue commerciale :

Devise : Cette zone à liste déroulante affiche la liste des devises enregistrées dans la fonction Fichier / Paramètres société / Paramètres des données de structure / International. Cette devise peut être différente de celle de tenue de la comptabilité. Par défaut, lors de la création d’un fichier commercial, le programme crée une devise de Tenue de compte. L’enregistrement de cette devise est obligatoire. Il est possible de créer (ou de modifier) une devise depuis cette zone et les suivantes en sélectionnant soit une ligne vide, soit la ligne de la devise à modifier. Il sera néanmoins nécessaire de compléter les informations sur cette devise dans Paramètres internationaux / Devise.

Unité : Zone affichant l’intitulé de la devise sélectionnée dans la zone précédente ou permettant sa saisie en lettres. Cette zone et la suivante permettront des impressions en toutes lettres dans les documents destinés à l’exportation ou à l’importation. Certains objets de la mise en page permettront ce genre d’impression.

Sous-unité : Zone affichant l’intitulé de la sous unité de la devise sélectionnée dans la zone Intitulé ou permettant sa saisie en lettres. Ces deux zones ne sont utilisées que pour l’impression des montants en toutes lettres. Par défaut elles proposent l’unité et la sous-unité définies dans l’option Devise de cette même fonction pour la devise choisie comme monnaie de tenue commerciale.

Devise d’équivalence : Zone à liste déroulante affichant la liste des devises enregistrées dans Paramètres internationaux / Devise. Cette devise est utilisée par la fonction Inverseur qui permet, d’afficher instantanément à l’écran, dans les zones de montants, soit la monnaie de tenue de compte, soit la devise paramétrée ici. Il permet également les saisies dans l’une ou l’autre des devises. Cette zone propose un choix supplémentaire, Aucune, dans le cas où l’utilisateur du programme n’aurait pas la nécessité d’utiliser l’Inverseur ni de tenir sa gestion en faisant référence à une autre devise.

 

Monnaie de tenue de comptabilité :

Intitulé : Cette zone à liste déroulante affiche la liste des devises enregistrées dans Paramètres internationaux / Devise. Cette devise peut être différente de celle de tenue commerciale. Elle est proposée par défaut lors de la mise à jour comptable. Aucune saisie n’est possible depuis cette zone. Le choix d’une devise est obligatoire. En création de fichier, cette devise est la même que celle créée pour la tenue commerciale à moins que le fichier comptable associé ne comporte déjà une devise.

Format montant : Zone permettant de définir le format de la devise. Ce format est indépendant du format Montant et sera utilisé en saisie de document.

• Quantité : indique le format d’affichage des quantités à l’écran et dans les états. Le format par défaut est # ##0,00.
• Prix : indique le format d’affichage des montants ou des prix à l’écran et dans les états. Ce format est enregistré dans le fichier comptable. Le signe # remplace n’importe quel chiffre. Les chiffres non significatifs ne sont pas imprimés. Un 0 force l’impression d’un chiffre (éventuellement un zéro) à la position.

3 – Comment afficher les montants dans la devise d’équivalence ?

Edition / Inverseur

Par défaut, la partie droite de la barre d’état de votre logiciel affiche la monnaie de tenue de compte.

Pour afficher les montants dans la devise d’équivalence, utilisez alors la fonction Edition / Inverseur ou cliquez sur le bouton [Inverseur] de la barre d’outils Navigation.

La devise de tenue de compte et la devise d’équivalence sont définies dans Fichier / Paramètres société / Votre société / Identification /Monnaie & Formats. Si la devise d’équivalence et la devise de tenue de compte sont identiques, l’Inverseur n’est pas accessible.

II Actualiser les cours des devises

1 – Comment actualiser les cours des devises ?

Fichiers > Paramètres société > Echange de données > Cours de devises

Dans les Paramètres société, deux options permettent de mettre à jour les cours des devises à l’ouverture de la société et de récupérer les cours en saisie de documents et de règlements.

Ce service vous permet ainsi d’ajuster automatiquement le cours de vos documents et règlements en fonction du cours à la date de la pièce. Le cours des devises est actualisé tous les jours.

Activer les options dans les Paramètres société

Ouvrez la fonction Fichiers > Paramètres société > Echange de données > Cours de devises.

Cochez les options Actualiser les cours des devises des paramètres société et éventuellement l’option suivante Récupérer en saisie le cours applicable à la date de pièce, en fonction de vos besoins.

La récupération des cours est immédiate. Par la suite la mise à jour dans les Paramètres société se fera automatiquement à chaque ouverture de l’application.

Lorsque vous ouvrez une fiche devise dans Paramètres société / International / Devise, dans le volet Cotation actuelle, la zone Cours, affiche le cours du jour et sous la zone Devise de cotation, le cours de la devise par rapport à l’Euro est indiqué.

Pour des devises que vous souhaitez gérer en parité fixe, vous devez renseigner dans l’onglet Ancienne Cotation de la fiche Devise, une date limite au 01/01/2000.

Récupérer en saisie le cours applicable à la date de la pièce

Lors de la saisie d’un document, l’application interroge le service pour récupérer le cours en vigueur à la date de la pièce.

Récupérer le cours d’une devise en transformation de document

Lors de la transformation d’un document, si la date de la pièce est modifiée, l’option Mise à jour des cours dans l’écran Transformation documents, permet d’actualiser le cours de la devise à la date de la pièce.

Dans le cas où l’option Mise à jour des cours est positionnée sur Devise dossier ou Monnaie tenue de dossier, le cours est mis à jour en fonction de la date de la nouvelle pièce créée.

2 – Tutoriel actualisation du cours des devises

3 – Comment mettre à jour les cours lors de la transformation d’un document ?

Plusieurs types de transformations des documents des ventes sont possibles :

• Transformation des documents des ventes autres que des factures
• Transformation des factures
• Transformation avec regroupement, voir Transformer des documents avec regroupement – Documents des ventes
• Transformation partielle des documents des ventes est utilisée pour des documents ouverts dans les­quels une ou plusieurs lignes sont modifiées.

III Paramétrer des devises sur les comptes généraux et les comptes tiers

1– Comment paramétrer une devise sur un compte général ?

Paramètres :

Saisir dans la devise : Cette zone autorise la saisie en devise sur le compte considéré. Si elle est cochée, elle permet d’affecter une devise privilégiée au compte. La liste déroulante qui se trouve à la droite de cette zone ouvre la liste des devises enregistrées dans les paramètres société (Fichier / Paramètres société / International / Devise).

Ces deux dernières zones, Saisie de la quantité et Saisie devise, sont cochées ou non par défaut, en création de compte.

Ces paramétrages n’étant pas utilisés directement par le programme Sage Ges­tion commerciale, nous renvoyons le lecteur à la documentation fournie avec le programme Sage Comptabilité pour de plus amples informations.

Saisir le compte tiers : Si cette case est cochée, et si la colonne existe dans le journal, le programme obligera la saisie d’un compte de tiers associé à ce compte lors de la saisie des journaux.

Autoriser la saisie analytique : Cette option détermine s’il sera possible de ventiler en analytique les montants saisis sur le compte.

Le programme n’effectue de contrôle sur l’équilibrage des ventilations analytiques que sur les 5 premiers plans analytiques enregistrés dans les paramètres société (Fichier / Paramètres société / Analytique) : si vous ventilez une ligne d’écriture sur des sections appartenant à un des cinq premiers de la liste des plans analytiques (qui en comporte 10 au total), le programme vérifiera que la totalité du montant à imputer de la ligne est bien ventilée sur une ou plusieurs sections appartenant à un même plan.

Si, par contre, vous ventilez une écriture sur des sections analytiques appartenant à l’un des cinq derniers plans de la liste, le programme ne vérifiera pas si la totalité du montant à imputer est ventilée. Vous pouvez donc réaliser des ventilations partielles.

Cet équilibre analytique peut s’effectuer automatiquement lors de la comptabilisation des mouve­ments à l’aide des sections d’attente enregistrées pour chaque plan analytique dans les paramètres société (Fichier/Paramètres société/Analytique).

Saisir la date d’échéance et le mode de règlement : Si cette case est cochée, il sera nécessaire de saisir une date d’échéance lorsque ce compte sera appelé dans un journal ou dans une pièce comptable.

Cette date pourra être calculée automatiquement si le compte est associé à un compte de tiers et que ce dernier a des conditions de règlements rattachées.

Saisir une quantité : Cette option autorise ou non la saisie des quantités dans la colonne prévue à cet effet. Elle sera exploitée lors de la mise à jour comptable.

Autoriser le lettrage automatique : Cette option rend possible le lettrage automatique des écritures sur le compte en question (lorsque vous en ferez la demande). Un compte est toujours lettrable manuellement.

Mettre en sommeil : Si cette option est sélectionnée, le compte est mis en sommeil. L’utilisation d’un compte général mis en sommeil dépend de l’option Interdire l’utilisation des éléments mis en sommeil de la fonction Fichier / Paramètres société / Identification / Préférences.

Comptes tiers : Liste des comptes tiers affectés au compte général. Le programme permet d’affecter à chaque compte général, un ou plusieurs comptes de tiers clients ou fournisseurs. Cette association s’effectue lors de la création du compte de tiers.

Pour affecter un élément :

1. Cliquez sur [Affecter].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez un élément.
3. Cliquez sur [OK].
4. L’élément s’affiche dans la liste.

2– Comment paramétrer une devise sur un compte fournisseur ?

Structure / Plan tiers / Ouverture d’un compte fournisseur / Onglet Paramètres / Volet Options de traitement

Saisie de document :

Dépôt de rattachement : Liste déroulante permettant d’affecter au tiers un dépôt d’expédition par défaut. Ce dépôt sera systématiquement proposé dans les documents saisis pour le tiers (mais restera modifiable).

Les valeurs proposées par cette liste sont :

• Dépôt principal : le dépôt principal de la société sera proposé pour le tiers,
• Liste des dépôts : le programme propose la liste des dépôts enregistrés dans les paramètres société.

Devise : Liste déroulante donnant accès à la liste des devises enregistrées dans les paramètres société. Dès qu’une devise est rattachée à un tiers, les prix ainsi que les éventuelles remises exprimées en mon­tant (U ou F) seront systématiquement convertis en devises en saisie de document.

Mode d’expédition : Liste déroulante permettant de sélectionner le mode d’expédition enregistré dans les paramètres société.

Raccourci : Ce code permet de sélectionner le tiers en saisie de pièce.

Code affaire : Zone à liste déroulante permettant de sélectionner un des codes affaires, c’est à dire une des sections du plan analytique paramétré comme plan affaires dans les paramètres société.

Lorsqu’un code affaire est affecté à un tiers, le numéro de ce tiers apparaît dans la liste des tiers associés au code affaire. On ne peut associer un tiers qu’à un seul code affaire.

Langue : Liste déroulante permettant la sélection d’une langue.

Condition livraison : Liste déroulante permettant de sélectionner le mode de livraison enregistré dans les paramètres société. A chaque énuméré est affilié un code permettant de préciser les obligations à la charge de l’entreprise et celles à la charge du fournisseur.

Délai appro : Délai d’approvisionnement moyen en jours compris entre 0 et 999. Pour le calcul de la date de livraison client, c’est la valeur renseignée ici qui est prise en compte si aucun délai d’approvisionnement n’est renseigné dans la fiche Article (volet Identification / sous-volet Fournisseur).

Code EDI : Zone permettant la saisie du numéro du fournisseur aux normes EDIFACT.

Etablir une facture par Bon de livraison : Cette option interdit, quand elle est sélectionnée, de regrouper plusieurs pièces sur un même document lors d’une transformation.

Mettre en sommeil : Cette option indique que le client ne doit plus être utilisé en saisie de documents. Un message d’avertissement non bloquant vous en préviendra si tel est le cas.

Exclure des traitements à des fins marketing : Cette option indique que ce fournisseur ne veut pas être sollicité pour des envois de type marketing. Un message d’avertissement en génération de courriers Word, à partir de la liste des clients et fournisseurs et des Etats libres/Etiquettes et Liste de tiers permet de confirmer l’exclusion ou non de ces tiers.

Dès lors, qu’un tiers a fait l’objet d’une procédure de suppression des données personnelles, le tiers est mis en sommeil automatiquement la fonction Courrier devient inaccessible.

Comptabilité :

Catégorie comptable : Liste déroulante reprenant les catégories tarifaires enregistrées dans les options de l’entreprise. La première est affectée par défaut. La catégorie tarifaire permet de déterminer le tarif à appliquer au client.

Ventilation IFRS : Cette zone n’est visible que si la gestion de la norme IFRS est active. La gestion de la norme IFRS est paramétrée dans la fonction Fichier / Paramètres société/Votre société / Identification / IFRS.

Si cette zone est visible, elle donne accès à la liste des sections du plan analytique déclaré plan IFRS et permet d’associer une de ses sections au client en cours.

Le plan IFRS est paramétré dans les paramètres société (Paramètres analytiques / Plan analytique).

3 – Comment paramétrer une devise sur un compte client ?

Structure / Plan tiers / Ouverture d’un compte client / Onglet Paramètres / Volet Options de traitement

Ce volet permet d’enregistrer des informations diverses concernant le tiers.

Saisie de document :

Dépôt de rattachement : Liste déroulante permettant d’affecter au tiers un dépôt d’expédition par défaut. Ce dépôt sera systématiquement proposé dans les documents saisis pour le tiers (mais restera modifiable).

Devise : Liste déroulante donnant accès à la liste des devises enregistrées dans les paramètres société.

Périodicité : Liste déroulante donnant accès à la liste des périodicités de facturation enregistrées dans les paramètres société. La périodicité permet d’indiquer le rythme d’impression des factures.

Raccourci : Ce code permet de sélectionner le tiers en saisie de pièce. Les codes de touches mentionnés à la droite du titre de cette zone ne doivent pas être tapés lors de l’enregistrement du raccourci.

Lors de l’appel d’un tiers dans une zone de saisie, maintenez enfoncées les touches Ctrl + Majuscule tandis que vous tapez le raccourci.

Code affaire : Zone à liste déroulante permettant de sélectionner un des codes affaires, c’est à dire une des sections du plan analytique paramétré comme plan affaires dans la fonction Structure / Codes affaires.

Lorsqu’un code affaire est affecté à un tiers, le numéro de ce tiers apparaît dans la liste des tiers associés au code affaire. On ne peut associer un tiers qu’à un seul code affaire.

Langue : Liste déroulante permettant la sélection d’une langue.

Priorité livraison : Zone permettant de préciser l’ordre de priorité de livraison du tiers. Un tiers de priorité 1 sera servi avant un client de priorité 999. La valeur saisie ici sera prise en compte dans les opérations de livraison client. Si la valeur 0 proposée par défaut est laissée, le client sera traité en dernier. Voir les fonctions du menu Gestion des livraisons clients.

Délai de transport zone permettant la saisie d’un délai de transport en jour. Cela permet de prendre en compte la notion de délai de transport client lors de la création d’un document fournisseur. En effet, le délai de transport est pris en compte afin de vous avertir que le délai de livraison client ne peut être honoré.

Code EDI : Zone permettant la saisie du numéro du client aux normes EDIFACT.

Etablir une facture par Bon de livraison : Cette option, non validée par défaut, interdit, quand elle est sélectionnée, de regrouper plusieurs pièces sur un même document lors d’une transformation.

Livraison partielle : Cette case à cocher permet d’indiquer si le client autorise les livraisons partielles. Si elle n’est pas cochée, cela signifie que le client désire être livré de la totalité de sa commande et n’autorise pas les reliquats. La gestion de cette zone est en relation avec l’option Gestion des reliquats des paramètres société (Paramètres logistiques / Gestion des livraisons).

Le tableau ci-dessous précise le fonctionnement du programme en fonction des choix faits dans ces deux zones.

Gestion des reliquats	Livraison partielle	Résultat
Aucun	Coché	Les lignes non préparées sont considérées comme soldées (pas de reliquat).
Ligne de document	Coché	Les commandes de ce tiers peuvent être prépa­rées partiellement.
Document complet	Coché	Les commandes de ce tiers sont mises en reliquat dès lors qu’une ligne au moins ne peut être préparée.
Aucun	Non coché	Les lignes non préparées sont considérées comme soldées (pas de reliquat).
Ligne de document	Non coché	Les commandes de ce tiers sont mises en reliquat dès lors qu’une ligne au moins ne peut être préparée.
Document complet	Non coché	Les commandes de ce tiers sont mises en reliquat dès lors qu’une ligne au moins ne peut être préparée.

Mettre en sommeil : Cette option indique que le client ne doit plus être utilisé en saisie de documents.

Exclure des traitements à des fins marketing : Cocher option indique que ce client ne veut pas être sollicité pour des envois de type marketing.

Un message d’avertissement en génération de courriers Word, à partir de la liste des clients et fournisseurs et des Etats libres/Etiquettes et Liste de tiers permet de confirmer l’exclusion ou non de ces tiers.

Dès lors, qu’un tiers a fait l’objet d’une procédure de suppression des données personnelles, le tiers est mis en sommeil automatiquement la fonction Courrier devient inaccessible.

Comptabilité :

Catégorie comptable : Liste déroulante reprenant les catégories tarifaires enregistrées dans les paramètres société. La catégorie tarifaire permet de déterminer le tarif à appli­quer au client.

Ventilation IFRS : Cette zone n’est visible que si la gestion de la norme IFRS est active. La gestion de la norme IFRS est paramétrée dans la fonction Fichier/Paramètres société/Votre société/Identification/IFRS. Si cette zone est visible, elle donne accès à la liste des sections du plan analytique déclaré plan IFRS et permet d’associer une de ses sections au client en cours. Le plan IFRS est paramétré dans les paramètres société (Paramètres analytiques / Plan analytique).

IV Comptabilisation des devises

1– Comment paramétrer la comptabilisation des devises, des factures et de l’analytique ?

Fichier / Paramètres société / Configuration des traitements / Comptabilisation / Volet Factures

Ce volet permet de paramétrer la comptabilisation des factures, des devises et de l’analytique.

Comptabilisation des factures :

Code journal des ventes : Cette zone permet de paramétrer le journal qui sera proposé par défaut lors des mises à jour comptables des ventes (il peut être modifié au moment de la passation comptable).

Code journal des achats : Cette zone est identique à la précédente mais concerne les mises à jour comptables des achats.

N° de pièce écritures / Référence pièce écritures : Cet ensemble de deux zones à liste déroulante permet de paramétrer l’information qui sera reprise dans les colonnes N° de pièce et Référence pièce du programme Sage Comptabilité.

Libellé écritures de ventes : Cette zone permet de paramétrer le libellé des écritures qui seront transférées en comptabilité lors de la mise à jour comptable des écritures de ventes. La zone de saisie permet d’enregistrer certains codes présen­tés ci-dessous.

L’insertion, dans le texte, du caractère @ suivi d’une lettre code permet d’insérer automatiquement une donnée tirée des fichiers. Ces codes sont les suivants :

• @I : affiche l’intitulé du client ou du fournisseur
• @P : affiche le numéro de pièce de la facture
• @R : affiche le contenu de la zone Référence de l’en-tête de pièce
• @T : affiche le type du document : « Facture » si la valorisation est positive, « Avoir » si elle est négative

Exemple :

On a saisi comme libellé ventes : Facture n° @P @I.

Le programme affichera des libellés de la forme :

Facture n° FA000035 Billo & fils

Facture n° FA000150 Blanc

Si aucun paramétrage n’est fait dans cette zone, le programme affichera le libellé par défaut « Fact. » suivi de l’intitulé du tiers. Dans le cas des règlements, le libellé qui s’affiche est celui enregistré par l’utilisateur lors de la saisie du règlement.

Libellé écritures d’achats : Cette zone se paramètre de façon identique à celle des ventes. Veuillez-vous y reporter.

Traitement des avoirs et retours : Cette zone permet de définir comment le programme doit traiter, lors de la mise à jour comptable, les lignes et valorisations négatives trouvées dans les pièces ou résultant d’un bon de retour ou d’un bon d’avoir financier.

• Inverser le sens : les écritures sont inversées sur les comptes concernés,
• Valeur négative : les écritures sont transférées telles qu’elles apparaissent dans les pièces et sont précédées du signe moins (–).

Exemple :

Une facture de vente est valorisée de la façon suivante :

Total HT – 1 000,00

TVA – 200,00

Total TTC – 1 200,00

La mise à jour comptable sera faite de la façon suivante si Inverser le sens est sélectionné :

Date	N° pièce	N° compte	Débit	Crédit
1501NN	FA000001	7010000 Vente de marchan­dises	1000.00
1501NN	FA000001	445700 TVA collectée	200.00
1501NN	FA000001	411000 Carat		1200.00

Si Valeur négative est sélectionnée :

Date	N° pièce	N° compte	Débit	Crédit
1501NN	FA000001	7010000 Vente de marchandises		–1000.00
1501NN	FA000001	445700 TVA collectée		–200.00
1501NN	FA000001	411000 Carat	–1200.00

Comptabiliser simultanément les factures et les règlements associés : Cette option permet de définir la mise à jour comptable des factures.

• Si l’option est sélectionnée, les règlements liés aux factures sont comptabilisés en même temps que les factures.
• Si l’option n’est pas sélectionnée, seules les factures sont comptabilisées.

Dans ce cas, la comptabilisation des règlements s’effectue à partir de la fonction Traitement / Mise à jour de la comptabilité.

Transférer les documents de caisse dans le journal de caisse : Si cette case est cochée, les documents et règlements reçus d’un programme seront systémati­quement transférés sur le journal associé aux règlements liés. Le code journal indiqué est repris par défaut dans la fiche caisse lors de la création.

 

Comptabilisation des devises :

Devise de transfert : Cette zone propose les choix ci-dessous.

• Aucun : les écritures comptables sont transférées en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeurs en devises étrangères ne sont pas transférées. Ce choix ne permet pas d’utiliser la zone Transfert devises.
• Devise : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeurs en devises étrangères sont transférées pour les pièces comportant des mon­tants en devises.
• Tenue commerciale : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeurs en monnaie de tenue commerciale sont transférées dans la zone devise de la comptabilité.
• Les deux : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabi­lité. Les valeurs en devises étrangères sont transférées pour les pièces comportant des montants en devise. Les pièces ne comportant pas de montant en devise sont transférées en devise de tenue commerciale.

Les colonnes concernant les devises sont proposées dans les journaux et les états du programme Sage Comptabilité et permettent des analyses précises dans les différents états de ce pro­gramme.

Transfert devises sur : Le programme permet la gestion d’une monnaie de tenue de compte et d’une devise d’équivalence décrite dans les paramètres société (Identification / Monnaie & Formats). Le transfert en devise concerne donc uniquement cette devise. Cette zone permet de paramétrer la façon avec laquelle le programme transférera les montants en devise.

Elle propose les choix suivants :

• Compte tiers : seul le montant TTC en devise de la facture sera transféré sur le compte de tiers.
• Selon option saisie devise : les devises sont transférées sur les comptes dont l’option Saisie devise est cochée.
• Tous les comptes : les devises sont transférées sur tous les comptes et aucun contrôle d’équilibrage n’est fait.
• Tous les comptes avec équilibre : les devises sont transférées sur tous les comptes et un contrôle d’équilibrage est effectué. En cas de déséquilibre, c’est le compte de TVA ayant la plus grande valeur qui est modifié.

Valeur en devise : Cette zone permet de paramétrer la façon avec laquelle le programme calculera les totaux en devises des documents.

Elle propose les choix suivants :

• Conversion valeurs : les totaux en devises seront calculés à partir des totaux en mon­naie locale par application du cours de la devise. Valeur proposée par défaut.
• Cumul des lignes : les totaux en devises seront calculés à partir du cumul des valeurs en devises de chaque ligne du document.

Cette détermination s’effectuera dans les cas suivants :

• lors de l’affichage des totaux à l’écran (valorisation de la pièce)
• lors de la détermination du cumul des lignes de remise et des lignes de totalisation
• lors de l’impression des documents
• lors du transfert comptable

 

Comptabilisation de l’analytique :

Plan à transférer : liste déroulante proposant les choix suivants.

• Aucun : aucune ventilation analytique ne sera transférée en comptabilité.
• Article : la ventilation analytique effectuée lors du transfert comptable concernera la sec­tion analytique enregistrée dans la fiche article (volet Paramètres / Comptabilité).
• Affaire : la ventilation analytique effectuée lors du transfert comptable portera sur le code affaire enregistré dans les lignes de document.
• Les deux : les ventilations analytiques enregistrées dans le volet Paramètres / Comptabilité de la fiche article et dans le code affaire des lignes de document seront transférées en compta­bilité,
• Tous : les transferts des ventilations sur les plans analytiques articles et affaires se feront à l’identique de la description faite ci-dessus mais, en ce qui concerne les autres plans analytiques, les transferts s’effectueront en fonction des paramétrages faits dans le volet «Analytique» de la fiche des comptes généraux dont la ventilation analytique est autori­sée.

Rappelons que le programme Sage 100 Comptabilité permet l’enregistrement de 11 plans analytiques (10 plans analytiques plus un plan IFRS s’il est utilisé) et que les cinq premiers d’entre eux nécessitent une ventilation équilibrée des sommes reportées. En cas de déséquilibre, cette valeur sera portée sur la section analytique d’attente définie dans Paramètres analytiques / Plan analytique.

Lors de la mise à jour de la comptabilité, il peut se produire les cas suivants :

• les ventilations analytiques sont équilibrées par rapport à l’écriture générale : le transfert s’effectue normalement ;
• les ventilations analytiques ne sont pas équilibrées : le tableau suivant résume les opéra­tions qui vont s’effectuer.

Plan analytique utilisé	Équilibrage analytique	Conséquences
1 à 5	Non renseigné	Message d’erreur. Le transfert comptable ne s’exécute pas.
Renseigné	Équilibrage automatique sur la section analytique d’équilibre.
6 à 10	Non renseigné	Transfert comptable des écritures analy­tiques avec le déséquilibre.
Renseigné	Équilibrage automatique sur la section analytique d’équilibre.

Transfert quantité sur : Liste déroulante définissant la façon avec laquelle les quantités seront transférées dans la colonne Quantité des écritures comptables et proposant les choix ci-dessous.

• Aucun : les quantités ne sont pas reportées.
• Compte HT : seules les quantités des comptes HT seront reportées.
• Selon option saisie quantité : les quantités sont reportées pour les seuls comptes dont la zone Saisir une quantité du volet Paramètres / Options de traitement de la fiche d’un compte.
• Tous les comptes : les quantités sont reportées pour tous les comptes de la manière suivante :
• Comptes HT : quantités des lignes,
• Comptes TTC : quantité globale du document (si le règlement se fait en plusieurs échéances, la quantité est générée sur la première échéance uniquement),
• Comptes TVA et escompte : quantité globale du document.

La colonne Quantité est proposée dans les journaux et les états de Sage Comptabilité et per­met des analyses précises dans les différents états de ce programme.

 

Comptabilisation des informations libres entête de document :

Transfert sur : Cette zone à liste déroulante définit dans quelles conditions les informations libres de l’en-tête de la pièce de vente ou d’achat seront transférées dans les informations libres des écritures comp­tables.

Ce transfert s’effectue sous les conditions suivantes :

• les intitulés des informations libres dans la gestion commerciale et dans la comptabilité doivent être identiques,
• leurs types (texte, valeur…) doivent être identiques.

Le nombre de caractères transféré de la gestion commerciale dans la comptabilité est celui défini dans le paramétrage de l’information libre de la comptabilité

S’il y a plusieurs lignes HT ou de TVA, le report s’effectuera sur toutes les lignes en fonction du paramétrage réalisé.

 

IFRS :

Transfert IFRS : Cette zone n’apparaît que si l’option Appliquer les normes comptables internationales IFRS est cochée dans les paramètres société (Identification / IFRS).

L’utilisation d’un plan analytique IFRS impose que la totalité des écritures transférées en comptabi­lité se verront attribuer des imputations analytiques. Si aucune section IFRS n’est affectée à un document de vente ou d’achat, c’est la section d’attente qui sera automatiquement affectée. La section d’attente est paramétrée dans la fonction Fichier / Paramètres société / Paramètres des données de structure / Analytique.

2 – Comment paramétrer la comptabilisation des devises, des engagements et de l’analytique ?

Fichier / Paramètres société / Configuration des traitements / Comptabilisation / Volet Engagements

Ce panneau permet de paramétrer la comptabilisation des engagements, des devises et de l’analytique.

Comptabilisation des engagements :

Cet encadré ainsi que le suivant réunissent toutes les options utilisées par la mise à jour comptable.

Code journal ventes : Cette zone permet de paramétrer le journal qui sera proposé par défaut lors des mises à jour comptables des ventes (il peut être modifié au moment de la passation comptable).

Code journal achats : Cette zone est identique à la précédente mais concerne les mises à jour comptables des achats.

N° de pièce écritures / Référence pièce écritures : Cet ensemble de deux zones à liste déroulante permet de paramétrer l’information qui sera reprise dans les colonnes N° de pièce et Référence pièce du programme Sage Comptabilité Start Compta.

Les différents choix offerts sont les suivants :

• N° de pièce écriture :
  • N° Pièce : la colonne N° de pièce des écritures comptables reprend le numéro de pièces de vente ou d’achat.
  • Automatique : la numérotation des écritures de ventes ou d’achats sera fonction du paramétrage fait pour la numérotation du journal destinataire.

• Référence pièce écriture :
  • N° Pièce : la colonne Référence pièce des écritures comptables reprend le numéro de pièces de vente ou d’achat.
  • Référence : la colonne Référence pièce des écritures comptables reprend la valeur saisie dans la zone Référence des en-têtes de factures.

Libellé écritures de ventes : Cette zone permet de paramétrer le libellé des écritures qui seront transférées en comptabilité lors de la mise à jour comptable des écritures de ventes. La zone de saisie permet d’enregistrer certains codes présen­tés ci-dessous. L’insertion, dans le texte, du caractère @ suivi d’une lettre code permet d’insérer automatiquement une donnée tirée des fichiers.

Ces codes sont les suivants :

• @I : affiche l’intitulé du client ou du fournisseur
• @P : affiche le numéro de pièce
• @R : affiche le contenu de la zone Référence de l’en-tête de pièce
• @T : affiche le type du document : «Facture» si la valorisation est positive, «Avoir» si elle est négative

Exemple :

On a saisi comme libellé ventes : Facture n° @P @I.

Le programme affichera des libellés de la forme :

Facture n° FA000035 Billo & fils

Facture n° FA000150 Blanc

Si aucun paramétrage n’est fait dans cette zone, le programme affichera le libellé par défaut « Fact. » suivi de l’intitulé du tiers. Dans le cas des règlements, le libellé qui s’affiche est celui enregistré par l’utilisateur lors de la saisie du règlement.

Libellé écritures d’achats : Cette zone se paramètre de façon identique à celle des ventes. Veuillez-vous y reporter.

Traitement des avoirs et retours : Cette zone permet de définir comment le programme doit traiter, lors de la mise à jour comptable, les lignes et valorisations négatives trouvées dans les pièces ou résultant d’un bon de retour ou d’un bon d’avoir financier.

1 Inverser le sens : les écritures sont inversées sur les comptes concernés,

2 Valeur négative : les écritures sont transférées telles qu’elles apparaissent dans les pièces et sont précédées du signe moins (–).

Exemple :

Une facture de vente est valorisée de la façon suivante :

Total HT – 1 000,00

TVA – 200,00

Total TTC – 1 200,00

La mise à jour comptable sera faite de la façon suivante si Inverser le sens est sélectionné :

Date	N° pièce	N° compte	Débit	Crédit
1501NN	FA000001	7010000 Vente de marchan­dises	1000.00
1501NN	FA000001	445700 TVA collectée	200.00
1501NN	FA000001	411000 Carat		1200.00

Si Valeur négative est sélectionnée :

Date	N° pièce	N° compte	Débit	Crédit
1501NN	FA000001	7010000 Vente de marchandises		–1000.00
1501NN	FA000001	445700 TVA collectée		–200.00
1501NN	FA000001	411000 Carat	–1200.00

Comptabiliser simultanément les factures et les règlements associés :

Cette option permet de définir la mise à jour comptable des factures :

• Si l’option est sélectionnée, les règlements liés aux factures sont comptabilisés en même temps que les factures.
• Si l’option n’est pas sélectionnée, seules les factures sont comptabilisées.

Dans ce cas, la comptabilisation des règlements s’effectue à partir de la fonction Traitement / Mise à jour de la comptabilité.

Comptabilisation des devises :

Devise de transfert : Cette zone propose les choix ci-dessous.

• Aucun : les écritures comptables sont transférées en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeurs en devises étrangères ne sont pas transférées. Ce choix ne permet pas d’utiliser la zone Transfert devises.
• Devise : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeurs en devises étrangères sont transférées pour les pièces comportant des mon­tants en devises.
• Tenue commerciale : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeurs en monnaie de tenue commerciale sont transférées dans la zone devise de la comptabilité.
• Les deux : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabi­lité. Les valeurs en devises étrangères sont transférées pour les pièces comportant des montants en devise. Les pièces ne comportant pas de montant en devise sont transférées en devise de tenue commerciale.

Les colonnes concernant les devises sont proposées dans les journaux et les états du programme Sage Comptabilité et permettent des analyses précises dans les différents états de ce pro­gramme.

Transfert devises sur : Le programme permet la gestion d’une monnaie de tenue de compte et d’une devise qui est en général la devise d’équivalence décrite dans les paramètres société. Le transfert en devise concerne donc uniquement cette devise. Cette zone permet de paramétrer la façon avec laquelle le programme transférera les montants en devise.

Elle propose les choix suivants :

• Aucun : aucun transfert en devise n’est effectué.
• Compte tiers : seul le montant TTC en devise de la facture sera transféré sur le compte de tiers.
• Selon option saisie devise : les devises sont transférées sur les comptes dont l’option Saisie devise est cochée.
• Tous les comptes : les devises sont transférées sur tous les comptes et aucun contrôle d’équilibrage n’est fait.
• Tous les comptes avec équilibre : les devises sont transférées sur tous les comptes et un contrôle d’équilibrage est effectué. En cas de déséquilibre, c’est le compte de TVA ayant la plus grande valeur qui est modifié.

Valeur en devise : Cette zone permet de paramétrer la façon avec laquelle le programme calculera les totaux en devises des documents. Elle propose les choix ci-dessous.

• Conversion valeurs : les totaux en devises seront calculés à partir des totaux en mon­naie locale par application du cours de la devise. Valeur proposée par défaut.
• Cumul des lignes : les totaux en devises seront calculés à partir du cumul des valeurs en devises de chaque ligne du document.

Cette détermination s’effectuera dans les cas suivants :

• lors de l’affichage des totaux à l’écran (valorisation de la pièce),
• lors de la détermination du cumul des lignes de remise et des lignes de totalisation,
• lors de l’impression des documents,
• lors du transfert comptable.

 

Comptabilisation de l’analytique :

Plan à transférer : liste déroulante proposant les choix ci-dessous.

• Aucun : aucune ventilation analytique ne sera transférée en comptabilité.
• Article : la ventilation analytique effectuée lors du transfert comptable concernera la sec­tion analytique enregistrée dans la fiche article (volet Paramètres / Comptabilité).
• Affaire : la ventilation analytique effectuée lors du transfert comptable portera sur le code affaire enregistré dans les lignes de document.
• Les deux : les ventilations analytiques enregistrées dans le volet Paramètres / Comptabilité de la fiche article et dans le code affaire des lignes de document seront transférées en compta­bilité,
• Tous : les transferts des ventilations sur les plans analytiques articles et affaires se feront à l’identique de la description faite ci-dessus mais, en ce qui concerne les autres plans analytiques, les transferts s’effectueront en fonction des paramétrages faits dans le volet «Analytique» de la fiche des comptes généraux dont la ventilation analytique est autorisée.

Rappelons que le programme Sage 100 Comptabilité permet l’enregistrement de 11 plans analytiques (10 plans analytiques plus un plan IFRS s’il est utilisé) et que les cinq premiers d’entre eux nécessitent une ventilation équilibrée des sommes reportées. En cas de déséquilibre, cette valeur sera portée sur la section analytique d’attente définie dans Paramètres analytiques / Plan analytique.

Lors de la mise à jour de la comptabilité, il peut se produire les cas suivants :

• les ventilations analytiques sont équilibrées par rapport à l’écriture générale : le transfert s’effectue normalement ;
• les ventilations analytiques ne sont pas équilibrées : le tableau suivant résume les opéra­tions qui vont s’effectuer.

Plan analytique utilisé	Équilibrage analytique	Conséquences
1 à 5	Non renseigné	Message d’erreur. Le transfert comptable ne s’exécute pas.
Renseigné	Équilibrage automatique sur la section analytique d’équilibre.
6 à 10	Non renseigné	Transfert comptable des écritures analy­tiques avec le déséquilibre.
Renseigné	Équilibrage automatique sur la section analytique d’équilibre.

Transfert quantité sur : liste déroulante définissant la façon avec laquelle les quantités seront transférées dans la colonne Quantité des écritures comptables et proposant les choix ci-dessous.

• Aucun : les quantités ne sont pas reportées.
• Compte HT : seules les quantités des comptes HT seront reportées.
• Selon option saisie quantité : les quantités sont reportées pour les seuls comptes dont la zone Saisir une quantité du volet Paramètres / Options de traitement de la fiche d’un compte.
• Tous les comptes : les quantités sont reportées pour tous les comptes de la manière suivante :
  • Comptes HT : quantités des lignes,
  • Comptes TTC : quantité globale du document (si le règlement se fait en plusieurs échéances, la quantité est générée sur la première échéance uniquement),
  • Comptes TVA et escompte : quantité globale du document.

La colonne Quantité est proposée dans les journaux et les états de Sage Comptabilité et permet des analyses précises dans les différents états de ce programme.

 

Comptabilisation des informations libres entête de document :

Transfert sur : Cette zone à liste déroulante définit dans quelles conditions les informations libres de l’en-tête de la pièce de vente ou d’achat seront transférées dans les informations libres des écritures comp­tables.

Ce transfert s’effectue sous les conditions suivantes :

• les intitulés des informations libres dans la gestion commerciale et dans la comptabilité doivent être identiques,
• leurs types (texte, valeur…) doivent être identiques.

Le nombre de caractères transféré de la gestion commerciale dans la comptabilité est celui défini dans le paramétrage de l’information libre de la comptabilité

Les options proposées sont les suivantes :

• Aucun : aucun transfert des informations libres n’est effectué,
• Compte TTC : les informations libres ne sont transférées que sur l’écriture TTC de la comptabilité,
• Compte HT : les informations libres ne sont transférées que sur l’écriture HT de la comp­tabilité,
• Compte TVA : les informations libres ne sont transférées que sur l’écriture de TVA de la comptabilité,
• Tous les comptes : les informations libres sont transférées sur toutes les écritures de la comptabilité.

S’il y a plusieurs lignes HT ou de TVA, le report s’effectuera sur toutes les lignes en fonction du paramétrage réalisé.

IFRS :

Transfert IFRS : Cette zone n’apparaît que si l’option Appliquer les normes comptables internationales IFRS est cochée dans les paramètres société (Identification / IFRS).

Dans ce cas, elle propose les valeurs suivantes :

• Aucun : les ventilations IFRS ne seront pas reportées en comptabilité.
• Comptes HT : les imputations analytiques transférées en comptabilité sont celles géné­rées uniquement sur les comptes HT.
• Tous les comptes : les imputations analytiques transférées en comptabilité sont celles générées sur tous les comptes:
  • comptes HT,
  • comptes de TVA,
  • comptes de tiers,
  • comptes de trésorerie.

L’utilisation d’un plan analytique IFRS impose que la totalité des écritures transférées en comptabi­lité se verront attribuer des imputations analytiques. Si aucune section IFRS n’est affectée à un document de vente ou d’achat, c’est la section d’attente qui sera automatiquement affectée. La section d’attente est paramétrée dans la fonction Fichier / Paramètres société / Paramètres des données de structure / Analytique.

V Saisir des règlements en devises

1- Comment saisir un règlement comptant en devise pour une facture d’achat ?

Cliquer sur [Enregistrer le règlement] pour afficher la fenêtre Règlement comptant.

Cette fonction n’est disponible que dans les Factures, les Factures d’avoir et les Factures comptabilisées.

Le règlement ainsi saisi est imputé à la facture correspondante et peut être consulté à partir de la fonction Traitement / Gestion des règlements.

La fenêtre Règlement comptant permet l’enregistrement du paiement total ou partiel de la Facture. Le bouton Enregistrer le règlement reste actif tant que la facture n’est pas entière­ment soldée.

Vous pouvez ainsi enregistrer des règlements multiples pour une même facture.

Exemple avec un règlement pour moitié en espèce et pour moitié par chèque.

Présentation de la fenêtre :

La fenêtre affiche les zones suivantes :

• Date : Cette zone affiche par défaut la date du document. Cette zone est modifiable.
• Référence : Cette zone affiche par défaut la référence du document. Cette zone de 17 caractères alphanu­mériques est modifiable.
• Libellé : Utiliser cette zone pour saisir un libellé.
• Règlement : Cette zone affiche par défaut le mode de règlement de la première échéance du document.

Sélection des modes de règlements : La sélection des modes de règlement de type Bon d’achat n’est autorisée qu’en cas de génération de Bons d’achat dans une Facture de retour, Facture d’avoir ou une Facture négative pour le fournisseur.

Bon d’achat unique par Facture : On ne peut utiliser qu’un bon d’achat unique par facture.

Valeur du bon d’achat : Si la valeur du bon d’achat est inférieur à la valeur du net à payer, la validation de la fenêtre de saisie des règlements affiche un message.

Code journal : Utiliser cette zone pour sélectionner le journal sur lequel l’écriture est transférée. La zone Code journal affiche par défaut le code journal de trésorerie défini dans la zone Journal règlement fournisseur des paramètres société (Paramètres de comptabilisation / Règlements).

Contrepartie : Cette zone affiche par défaut le compte de la zone TVA sur achats des paramètres société. Utiliser la zone Contrepartie pour gérer la TVA à l’encaissement. Cette information est modi­fiable.

Echéance contrepartie : Utiliser cette zone pour saisir la date d’échéance de l’écriture comptable de contrepartie générée lors de la mise à jour comptable. Cette zone affiche par défaut la date de la première échéance de règlement du document.

Devise : Cette zone affiche par défaut la devise renseignée dans la fenêtre Informations document.

Cours : Si une devise a été sélectionnée dans la zone Devise, son cours est affiché dans cette zone. La zone Cours affiche par défaut le cours du document.

Montant : Cette zone affiche par défaut le net à payer. La zone Montant doit être renseignée.

Montant en devise : Si une devise a été sélectionnée dans la zone Devise, cette zone affiche le montant en devise correspondant au montant saisi en monnaie de tenue de compte.

Enregistrer un règlement :

Le règlement enregistré est imputé à la facture correspondante. Enregistrer un règlement n’autorise plus la consultation du règlement à partir de la facture.

Pour consulter et / ou modifier un règlement, utiliser la fonction Traitement / Gestion des règlements. La valeur du règlement saisi dans cette fenêtre est imputée automatiquement sur les différentes échéances dans l’ordre chronologique.

Une facture réglée même partiellement, ne peut plus être modifiée :

• la création, la modification, et la suppression de ligne sont impossibles,
• l’escompte, les acomptes, l’échéance ainsi que le cours de la devise (renseignée dans la fenêtre Informations document) ne sont plus modifiables,
• en cas d’erreur, le règlement doit être supprimé à partir de la fonction Saisie des règlements. Ainsi, la facture est modifiable.

Enregistrer plusieurs règlements :

Il est possible d’enregistrer des règlements partiels à partir de la fonction Saisie des règle­ments.

Il est possible d’enregistrer plusieurs règlements pour une même facture, dans la fenêtre de valorisation. Le bouton Enregistrer le règlement est actif tant que la facture n’est pas entiè­rement soldée et propose comme montant à régler le solde restant dû.

Exemple avec un règlement pour moitié en espèce et pour moitié par chèque.

Dans le cas où les acomptes affectés au document couvrent la totalité de son montant, le bouton Enregistrer le règlement est inactif. Afin de solder la facture, il est possible de supprimer l’affectation d’un acompte et d’effectuer à la place un règlement du solde.

2- Comment saisir un règlement comptant en devise pour un document de vente ?

Cliquer sur la fonction [Règlement] pour afficher la fenêtre Règlement comptant.

Cette fonction n’est disponible que dans les Factures, les factures de retour, les Factures d’avoir et les Factures comptabilisées.

La fenêtre Règlement comptant permet l’enregistrement immédiat du paiement total ou par­tiel de la Facture.

Présentation de la fenêtre :

La fenêtre affiche les zones suivantes :

• Date : Cette zone affiche par défaut la date du document. Cette zone est modifiable.
• Référence : Cette zone affiche par défaut la référence du document. Cette zone est modifiable.
• Libellé : Utiliser cette zone pour saisir un libellé.
• Règlement : Cette zone affiche par défaut le mode de règlement de la première échéance du document.

Sélection des modes de règlements : La sélection des modes de règlement de type Bon d’achat ne peut se faire qu’en cas de génération de bons d’achat dans une Facture de retour, Facture d’avoir ou une Facture négative pour le client.

Bon d’achat unique par Facture : On ne peut utiliser qu’un bon d’achat unique par facture.

Valeur du bon d’achat : Si la valeur du bon d’achat est inférieur à la valeur du net à payer, la validation de la fenêtre de saisie des règlements affiche un message.

Devise : Cette zone affiche par défaut la devise renseignée dans la fenêtre Informations document.

Cours : Si une devise a été sélectionnée dans la zone Devise, son cours est affiché dans cette zone. La zone Cours affiche par défaut le cours du document.

Montant : Cette zone affiche par défaut le net à payer. La zone Montant doit être renseignée.

Montant en devise : Si une devise a été sélectionnée dans la zone Devise, cette zone affiche le montant en devise correspondant au montant saisi en monnaie de tenue de compte.

 

Comptabilisation :

Code journal : Utiliser cette zone pour sélectionner le journal sur lequel l’écriture est transférée.

La zone Code journal affiche par défaut le code journal de trésorerie défini dans la zone Journal règlement client des paramètres société (Paramètres de comptabilisation / Règlements).

Lettrage automatique : Lors de la mise à jour comptable des règlements, si un lettrage entre facture et règlement doit être effectué, le règlement soldant la facture doit être enregistré sur un journal de trésorerie avec l’option Règlement définitif sélectionnée.

TVA / Encaissement : Cette zone permet la gestion de la TVA à l’encaissement.

Echéance contrepartie : Utiliser cette zone pour saisir la date d’échéance de l’écriture comptable de contrepartie générée lors de la mise à jour comptable. Cette zone affiche par défaut la date de la première échéance de règlement du document.

 

Enregistrer un règlement :

Le règlement enregistré est imputé à la facture correspondante. Enregistrer un règlement n’autorise plus la consultation du règlement à partir de la facture.

Pour consulter et / ou modifier un règlement, utiliser la fonction Traitement / Saisie des règlements. La valeur du règlement saisi dans cette fenêtre est imputée automatiquement sur les différentes échéances dans l’ordre chronologique.

Une facture réglée même partiellement, ne peut plus être modifiée :

• la création, la modification, et la suppression de ligne sont impossibles,
• l’escompte, les acomptes, les échéances ainsi que le cours de la devise (rensei­gnée dans la fenêtre Informations document) ne sont plus modifiables,
• en cas d’erreur, le règlement doit être supprimé à partir de la fonction Saisie des règlements. Ainsi, la facture est modifiable.

 

Enregistrer plusieurs règlements :

Il est possible d’enregistrer des règlements partiels à partir de la fonction Saisie des règle­ments.

Il est possible d’enregistrer plusieurs règlements pour une même facture, dans la fenêtre de valorisation. Le bouton Enregistrer le règlement est actif tant que la facture n’est pas entiè­rement soldée et propose comme montant à régler le solde restant dû.

Exemple avec un règlement moitié en liquide, moitié par chèque.

Dans le cas où les acomptes affectés au document couvrent la totalité de son montant, le bouton Enregistrer le règlement est inactif. Afin de solder la facture, il est possible de supprimer l’affectation d’un acompte et d’effectuer à la place un règlement du solde.

3- Comment saisir manuellement un règlement en devise ?

Traitement / Documents de vente / Bouton Nouveau

Comme pour les documents des ventes ou des stocks, les colonnes de cette fenêtre peuvent être agrandies ou permutées pour s’adapter à vos habitudes de saisie. La saisie s’effectue dans les zones disposées au-dessus des titres des colonnes.

Colonne Date : Zone permettant de saisir la date de règlement et devant être obligatoirement renseignée.

Colonne Caisse : Cette colonne n’est pas utilisée dans le programme Sage Gestion Commerciale.

Colonne Caissier : Cette colonne n’est pas utilisée dans le programme Sage Gestion Commerciale.

Colonne N° pièce : Affiche ou permet de saisir le N° de pièce de la ligne.

Colonne Type : Colonne non accessible affichant, sous forme d’une icône, le type d’écriture.

• Acompte
• Règlement
• Bon d’achat

Cette icône apparaît également sur les lignes de règlement saisies manuellement.

Colonne Libellé : Zone permettant la saisie du libellé du règlement.

Colonne Référence : Zone permettant la saisie de la référence que vous voulez donner au règle­ment.

Colonne Mode de règlement : Liste déroulante permettant la sélection du mode de règlement. Par défaut le programme propose le premier mode de règlement enregistré dans les paramètres société (Paramètres des tiers / Mode de règlement).

Colonne Compte général : Cette colonne sert à sélectionner le compte général qui sera utilisé pour le transfert des écritures comptables de règlement. Par défaut il propose le compte principal associé au tiers mais est modifiable.

Colonne Echéance contrepartie : Cette zone permet la saisie de la date d’échéance de l’écriture comptable de contrepartie qui sera générée lors de la mise à jour comptable.

Cette zone reprend par défaut différentes dates en fonction du type de règlement saisi.

Colonne Montant : Zone permettant d’enregistrer le montant du règlement. Cette saisie est obligatoire.

Colonne Devise : Liste déroulante permettant la sélection de la devise, par défaut le programme affiche la devise du tiers. Si la zone affiche Aucune, le tiers utilise la même devise que l’entreprise.

Colonne Cours : Par défaut le programme reprend le cours de la devise (sélectionnée précédemment) enregistré dans les paramètres société (Devise). Cette zone est inaccessible si aucune devise n’est mentionnée.

Colonne Montant en devise : Zone affichant la valeur en devise correspondant au montant saisi en fonction du cours de la devise. Il est possible de saisir directement le montant en devise, le programme renseigne auto­matiquement la zone Montant en fonction du cours. Cette zone est inaccessible si aucune devise n’est mentionnée.

Colonne Code journal : Liste déroulante permettant de sélectionner le code du journal sur lequel l’enregistrement du règlement doit s’effectuer lors de la mise à jour de la comptabilité. Pour que le lettrage entre facture et règlement puisse être réalisé automatiquement lors de la mise à jour comptable des règlements, il est nécessaire que le règlement soldant une facture soit enregis­tré sur un journal de trésorerie dont l’option Règlement définitif est cochée.

Colonne Date impayé : Cette zone permet d’enregistrer la date à laquelle le règlement s’est avéré impayé. Cette date sera prise en compte dans le calcul des commissions représentants et le montant de la ligne correspondante sera compté en déduction.

Colonne Contrepartie : Cette zone permet la gestion de la TVA à l’encaissement.

Colonne Etat : Zone affichant une icône permettant de savoir si le règlement est comptabilisé ou non.

• règlement comptabilisé : Le règlement, symbolisé par une icône, est repris de la comptabilité ou a déjà été comptabilisé.
• règlement non comptabilisé : Le règlement a été saisi directement dans le programme Sage Gestion Commerciale. Le règlement sera comptabilisé lors d’une prochaine mise à jour comptable. Aucune icône n’apparaît dans la colonne.

Colonne Solde : Le programme calcule automatiquement le montant du solde. Cette zone n’est pas modifiable. Elle affiche le montant du règlement qui n’est pas imputé à une échéance.

Colonne Clôturé : Cette colonne n’est pas utilisée dans le programme Sage Gestion Commerciale.

Colonne Mis en banque :  Cette colonne n’est pas utilisée dans le programme Sage Gestion Commerciale.

Colonne N° tiers d’origine

Colonne Intitulé tiers d’origine 

Le programme Sage Saisie de caisse décentralisée permettant de regrouper sur une même facture plusieurs tickets concernant des tiers différents, cette colonne ainsi que la précédente permettent de conserver les informations concernant les tiers à l’origine du ticket.

Toutes les zones étant renseignées, validez par la touche [ENTREE]. Le règlement s’affiche dans la liste.

Il est alors possible d’affecter une échéance (ou plusieurs) à ce règlement en cliquant sur la fonction [Sélectionner].

VI Editer ou exporter des états en devises

1- Comment éditer ou exporter un état en devise ?

Par défaut, les fonctions du menu Etat génèrent des impressions ou des fichiers d’exportation dans la monnaie de tenue commerciale telle qu’elle est enregistrée dans les paramètres société (Identification / Monnaie & Formats), à l’exception des journaux comptables pour lesquels l’impression s’effectue par défaut en monnaie de tenue commerciale.

Il est cependant possible de réaliser ces impressions ou ces exportations dans une des devises enregistrées dans les paramètres société (Paramètres internationaux / Devise). Dans ce cas, le dérou­lement des opérations se fait en deux temps:

• le programme calcule les valeurs de l’état dans la devise de tenue commerciale,
• ensuite il convertit ces valeurs dans la devise choisie.

Cette méthode, qui garantit la cohérence des données éditées, peut cependant montrer quelques discordances, dues aux arrondis introduits par les conversions, entre les cumuls édités et les sommes des valeurs cumulées.

Pour permettre ce choix de la devise, tous les formats de sélection (et non les fenêtres de sé­lection simplifiée) comportent une ligne de critère supplémentaire permettant cette sélection.

La monnaie de tenue commerciale sera rappelée en en-tête des états. De plus, le titre de l’état sera accompagné d’une mention :

• Tenue de compte (monnaie de tenue commerciale) si aucune devise particulière n’a été sélectionnée (monnaie de tenue commerciale est remplacé par la désignation de la devise),
• Devise d’édition (devise demandée) si une devise autre que celle de tenue commerciale a été sélectionnée (devise demandée est remplacée par la désignation de la devise).