La gestion de l’encours client

Le paramétrage de l’encours client permet de définir la conduite à tenir en cas de dépassement.

I – Paramétrage de l’encours

1 – Paramétrage de l’encours via le menu Fichier\Paramètres société\Logistique\Gestion des livraisons

Encours client :

Les deux zones permettent de gérer le risque client. La première détermine le moment où s’effectue le contrôle et la seconde estime le dépassement d’encours (s’il y a lieu).

Déclenchement du contrôle :

Liste déroulante proposant les choix suivants :

Aucun : aucun calcul de dépassement d’encours n’est effectué. La gestion du risque client est laissée à l’appréciation de l’utilisateur par l’intermédiaire des Codes risques enregistrés dans la fonction Fichier / Paramètres société / Paramètres des données de structure / Tiers / Code risque et affectés aux clients à risque.
Création de l’en-tête document : le dépassement d’encours est systématiquement calculé au moment de la validation de l’en-tête de pièce.
Validation de ligne : la validation de chaque ligne de pièce (en création ou en modification) entraîne le recalcul du dépassement d’encours en tenant compte de cette nouvelle ligne. Ce choix implique le calcul du dépassement d’encours à la validation de l’en-tête de pièce.
Fermeture du document : le calcul du dépassement d’encours sera effectué lorsque la pièce sera refermée. Ce choix implique le calcul du dépassement d’encours à la validation de l’en-tête de pièce mais pas à la saisie ou à la modification des lignes.

Le contrôle de l’encours client peut être défini à la création de l’entête d’un document, à la validation de la ligne ou à la fermeture du document.

La base de calcul sert à paramétrer ce qui doit être pris en compte pour la détermination de l’encours :

Solde comptable : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours maximum autorisé et le solde comptable.
Solde + FA : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours maximum autorisé et le solde comptable majoré des Factures non comptabilisées.
Solde + FA + BL : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours maximum autorisé et le solde comptable majoré des Factures non comptabilisées et des Bons de Livraison.
Solde + FA + BL + PL : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours maximum autorisé et le solde comptable majoré des Factures non comptabilisées, des Bons de Livraison et des Préparations de Livraison.
Solde + FA + BL + PL + BC : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours maximum autorisé et le solde comptable majoré des Factures non comptabilisées, des Bons de Livraison, des Préparations de Livraisons et des Bons de Commandes en cours.

2 – Paramétrage des codes risques via le menu Fichier \ Paramètres société \ Tiers \ Code risque

Cette option permet d’enregistrer les codes risque qui seront associés à chaque client. Un code risque reflète la solvabilité ou l’insolvabilité potentielle d’un client.

Dix codes risque peuvent être enregistrés, chacun étant associé à une action. Chaque client se verra appliquer l’action du code risque qui lui est rattaché.

Le premier code risque de la liste étant affecté par défaut à tout nouveau compte client, il est conseillé d’y enregistrer le plus courant.

Pour chaque code risque, il est nécessaire de paramétrer l’intitulé, l’action qui lui correspond et la fourchette de valeurs qui représente la tolérance du dépassement de l’encours.

Actions disponibles :
– A livrer : la création ou la transformation ne génère aucun message d’avertissement concernant la solvabilité du client.
– A surveiller : la création ou la transformation d’un bon de commande client en Bon de livraison ou en facture s’accompagnera d’un message d’avertissement sur la possibilité d’un problème de règlement.
– A bloquer : la transformation d’un bon de commande client en bon de livraison ou en facture ne peut se faire. Il sera toutefois possible de créer un devis et / ou un bon de commande avec un message.

Lors de la saisie d’un document des ventes pour un client (sauf les devis), le programme analysera l’encours du client et, s’il constate un dépassement par rapport à la valeur saisie dans sa fiche, il proposera l’action associée à la fourchette de valeurs dans laquelle se situe le dépassement.

3 – Paramétrage dans les fiches tiers via le menu Structure\Clients – Onglet “Solvabilité”

ENCADRE : CONTROLE DE L’ENCOURS

Zone “Type de contrôle” :
Cette liste déroulante permet de préciser si le contrôle d’encours, défini dans la commande Paramètres société\Logistique\Gestion des livraisons, est effectué pour ce tiers.

– Contrôle automatique : le code risque sera calculé de manière automatique, lors de la saisie des documents, en fonction du dépassement d’encours selon les règles définies dans les paramètres société.
– Selon code risque : l’affectation du code risque s’effectue manuellement par l’utilisateur. Le programme ne tient pas compte des règles définies dans les paramètres société.
– Compte bloqué : le compte client est totalement bloqué. Aucun document ne peut être saisi pour le client. Ici aussi, le programme ne tient pas compte des règles définies dans les paramètres société.

Zone “Encours maximum autorisé” :
Il permet d’enregistrer le montant maximal de l’encours autorisé au client.

Zone “Assurance crédit” :
Elle permet d’enregistrer le montant couvert par l’assurance. Cette information sera reprise dans la saisie des pièces de vente pour l’évaluation du risque encouru avec les clients douteux.

ENCADRE: CODE RISQUE

Il regroupe toutes les informations permettant d’apprécier le risque potentiel représenté par le client.

Zone “Code risque” :
Il reprend la liste des codes risque enregistrés dans les paramètres société. Le premier est affecté par défaut.

Zone “Action” :
Il s’agit de l’action affectée au code risque apparaissant dans la zone précédente.

Zone “Dépassement d’encours” :
Il s’agit des valeurs limites de dépassement correspondant au code risque affiché.

PARTIE DROITE DE LA FENÊTRE : Informations commerciales et comptables sur le compte du client en cours de consultation.

Cette fenêtre extrait un certain nombre de statistiques tirées de l’historique du client et permet de vérifier sa solvabilité.

Encours autorisé : valeur enregistrée dans la partie gauche de la fenêtre.
Solde à la date du jour : cumul des quatre lignes qui suivent.
Echus à 1 mois : retard de paiement de moins de 30 jours par rapport à l’échéance.
Echus à 2 mois : retard de paiement de 30 à 60 jours par rapport à l’échéance.
Echus à 3 mois : retard de paiement de plus de 60 jours par rapport à l’échéance.
Non échus : échéances non encore échues.
Dépassement : différence entre l’encours autorisé et le solde à la date du jour.
Portefeuille BL&FA : cumul TTC des lignes des bons de livraison et des factures non transférées en comptabilité.
Portefeuille règlement : cumul TTC des sommes réglées.
Dépassement : cumul du dépassement précédent et du portefeuille en cours.
Assurance crédit : valeur tirée de la fiche client.
Risque réel : cumul du solde à la date du jour et du portefeuille en cours diminué de l’assurance crédit.
Portefeuille BC : cumul TTC des bons de commande non livrés.
Dernière facture : date de la dernière facture enregistrée sur un journal de vente.
Dernier règlement : date du dernier règlement enregistré sur un journal de trésorerie.

II – Fonctionnement de l’encours

Selon les paramétrages réalisés, le message avertissant le risque financier apparaît soit en validant l’entête du document, soit en validant la ligne ou à la fermeture du document.

Il y a trois types de messages, selon le risque financier :

Client en dépassement – Action A surveiller