Pour procéder à l’envoi des invitations, il faut au préalable renseigner plusieurs champs :
1-Dans la fiche de chaque tiers plusieurs données d’identification sont à compléter :
- Siret
- Identifiant TVA
- Adresse mail
2-Dans l’onglet Fichier/paramètres société/Tiers/mode de règlement, il faut renseigner le code EDI pour chaque mode de règlement et cliquer sur enregistrer :
Pour identifier les modes de règlement associés aux échéances des factures reçues, les modes de règlements sont associés à un code EDI. Cette codification répond à la norme UN/CEFACT 4461 .
La liste déroulante propose une table des codes les plus couramment utilisés ; il est toutefois possible de renseigner un code EDI non proposé.
3-Dans l’onglet Fichier/paramètres société/Articles/Unité d’achat et vente, il faut renseigner le code EDI pour chaque unité de vente utilisée et cliquer sur enregistrer :
Pour identifier les unités de vente des articles facturés, les unités doivent être associées à un code EDI. Cette codification répond à la norme UN/CEFACT 66411 .
La liste déroulante propose une table des codes les plus couramment utilisés ; il est toutefois possible de renseigner un code EDI non proposé dans la liste.
4-Dans l’onglet Structure/Comptabilité/Taux de taxe, il faut renseigner le code EDI pour chaque taux de TVA utilisé et cliquer sur OK :
Cette codification répond à la norme UN/CEFACT 5153 .
La liste déroulante propose la table des codes correspondant aux taxes les plus couramment utilisées ; il est toutefois possible de renseigner un code EDI non proposé.
5-Vérifier que le SIRET saisi dans l’onglet Fichier/Paramètres société/Identification est bien identique à celui renseigné dans efacture.
L’invitation des clients peut être réalisee suivant deux méthodes :
1-Pour inviter un seul contact, il faut aller dans la fiche tiers, onglet Paramètres/Sage eFacture :
2-Pour inviter les contacts en masse, il faut lancer la procédure depuis le menu Traitement/Sage eFacture/Invitation des tiers :
- choisir s’il s’agit des clients ou des fournisseurs,
- et ensuite choisir le profil des tiers :
Puis cliquer sur le bouton fin pour lancer l’envoi des invitations suivant le modèle ci-dessous :
3-Pour pouvoir renvoyer une invitation qui est restée sans action, il faut ouvrir le bureau Sage eFacture/Invitations/En attente d’acceptation pour changer le statut « en attente d’acceptation » en statut « refusé » :
- Depuis le menu du site eFacture, il faut cliquer sur détail :
- Et ensuite, cliquer sur « Refuser » puis sur « Fermer » :
Le contact va recevoir un mail de notification de changement du statut de l’invitation :
Ensuite, il faut procéder à l’actualisation des informations :
– soit une à une depuis la fiche client :
- soit en masse depuis le menu Traitement/Sage eFacture/Actualisation des paramètres des tiers :
Après la réactualisation, l’invitation peut être renvoyée seule ou en masse depuis la gestion commerciale, comme lors d’un premier envoi.
4-Pour émettre la première facture destinée à un établissement public, raccordé à Chorus Pro, il faut au préalable inviter l’organisme selon la procédure ci-dessus. L’invitation sera acceptée automatiquement et des informations complémentaires s’affichent.
Ensuite lors de la saisie de la facture, il faut renseigner le code service, et si demandé, le numéro d’engagement juridique attendu par les destinataires, dans le menu Informations/Infos eFacture :
Si la commande ne mentionne pas les codes, l’annuaire Chorus Pro permet de consulter le détail des codes services et des numéros d’engagement juridiques de chaque entité publique, ainsi que les numéros de Siret :
Annuaire Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/annuaire-cpro/
Mode d’emploi de l’annuaire : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/guide-de-lecture-de-lannuaire-des-entites-publiques/#1575301193042-f1f93744-f9ff
LA TRANSMISSION DES FACTURES PEUT êTRE RéALISéE à PARTIR DE TROIS FONCTIONS :
1- Soit directement lors de la saisie, et depuis le menu Imprimer/Transmettre :
2- Soit depuis la liste des documents des ventes, Actions/ Transmettre :
3- Soit par un envoi en masse à partir du menu Traitement/Sage eFacture/Transmission des factures clients :
Après la saisie, au besoin des clients et de la période, une liste des factures à transmettre apparaît et permet la sélection des factures à transmettre :
A l’issue de sa transmission, le e-statut de la facture évolue est passe à « Transmise ».
La liste des factures transmises est consultable sur le site eFacture, et également directement depuis la gestion commerciale dans le menu Traitement/Sage eFacture/Suivi des factures transmises :
Les différents e-statuts :
– Le e-statut « Réceptionnée » : la facture prend ce statut dès lors que le client réceptionne sa facture dans son application Sage Gestion Commerciale ou Sage Comptabilité. Ce statut garantit à l’émetteur que sa facture a été reçue, il s’agit d’un accusé de réception.
– Le e-statut « Traitée » : la facture prend ce statut dès lors que le client a enregistré la facture dans son système de gestion (Sage Gestion Commerciale ou Sage Comptabilité).
– Le e-statut « Refusée » : la facture prend ce statut dès lors que le client refuse la facture. Elle n’est pas intégrée dans son système de gestion (Sage Gestion Commerciale ou Sage Comptabilité).
Il est également possible de consulter le fichier pdf de la facture transmise directement à partir de la facture ouverte à l’écran à partir du menu Fonctions/Pdf eFacture.
Lors de l’envoi de la facture, Sage eFacture vérifie la présence des données obligatoires avant de transmettre la facture à Chorus Pro. Si ces données ne sont pas présentes, Sage eFacture rejette la facture et cette dernière est identifiée comme rejetée. Le portail e-Facture mentionne précisément la donnée absente dans la liste des erreurs dans la fenêtre Détail de la facture.
Chorus Pro effectue également des contrôles dont l’existence du code service mentionné dans la facture. En cas d’anomalie, l’erreur suivante est renvoyée : “NON_CONFORME_NON_INTEGRE : Le code service (AccountingCustomerParty.AccountingContact.ID) n’existe pas dans le référentiel des codes services. Le référentiel est accessible depuis le portail. (error n° : 2044)”.
L’erreur apparaît sur le portail dans la liste des erreurs de la fenêtre Détail de la facture.
La facture peut être renvoyée avec eFacture après avoir complété les informations manquantes.
Après le dépôt de la facture sur le portail Chorus Pro, un accusé de réception est renvoyé par Chorus.
Un compte rendu est renvoyé par Chorus Pro lorsque l’intégration est réussie sur le portail Chorus. La facture suit alors un processus de validation. Le portail Sage eFacture intègre les différents comptes rendus délivrés par Chorus Pro de manière à faire évoluer le statut de la facture.
Sur le portail Sage eFacture, la fenêtre de détail d’une facture présente l’historique des traitements réalisés :
