Pour gérer des abonnements, il est préférable de créer au préalable des «modèles» depuis le menu Traitement/ Modèles et prestations types. Ceux-ci vont permettre de regrouper les abonnements selon des critères communs, et ainsi gagner du temps lors de la création des abonnements et également permettre de faciliter les recherches.

I – Les modèles d’abonnement

Le modèle va être identifié par de nombreux paramètres qui seront ainsi commun à l’ensemble des abonnements qui s’y rapportent.

L’onglet Identification permet de saisir :

• le code du modèle
• son intitulé
• le nom du contrat (n° de proposition, n° de commande …)
• sa durée, paramétrable selon le menu déroulant ci-dessous
• le type de reconduction, paramétrable selon le menu déroulant : aucune-tacite-à confirmer
• le délai de préavis en cas de résiliation

L’onglet Paramètres permet de définir les Options de traitements :

• le type de document à générer : Demande d’achat, Bon de commande, Bon de livraison …
• les informations qui seront reprises dans l’abonnement soit à partir du modèle ou soit à partir de la fiche tiers.

• la périodicité de génération de l’abonnement : jour, semaine, mois, année, année civile ou mois civil
• le choix de la date de génération de l’abonnement
• le choix de la date de livraison

Par exemple, pour une génération mensuelle, l’onglet historique de l’abonnement permet de visualiser les périodes qui ont été générées et celles qui ne le sont pas encore :

Ensuite, la fonction Visualiser permet d’accéder à la saisie du corps du modèle, avec le même fonctionnement qu’un autre document : lignes de commentaires et lignes articles avec ou sans tarif.
L’ensemble des lignes saisies seront ainsi automatiquement reprises lors de la création d’un abonnement.

II – Les abonnements

Un abonnement peut être créé de deux manières :

• soit à partir d’un modèle, de ce fait l’ensemble des champs préalablement saisis dans le modèle seront repris dans l’abonnement. Dans ce cas il ne reste que la personnalisation du corps de l’abonnement à réaliser au besoin : quantité, tarif, commentaire …
• soit en remplissant l’ensemble des champs d’Identification et de Paramètres, sans lien avec un modèle.

III – La génération des abonnements

La génération des abonnements peut être réalisée de deux façons.

1- Soit un à un à partir de la liste des abonnements, ou directement depuis l’abonnement :

Une fenêtre Génération des pièces d’abonnement apparaît pré-remplie avec l’ensemble des informations correspondant à l’abonnement sélectionné. Le document peut également être imprimé en même temps. Ensuite une seconde fenêtre s’ouvre avec le détail du type de document généré et le numéro de pièce.

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Après validation, le nouveau document apparaît dans les préparations de commande :

Il est possible de re-générer une périodicité à partir de l’onglet Historique de l’abonnement en sélectionnant la ligne et en modifiant le statut dans le menu déroulant :

2- Soit en masse à partir du menu Traitements/Abonnements/Génération des abonnements :

Les abonnements à générer peuvent être sélectionnés suivant plusieurs choix disponibles :

• le modèle
• les dates de périodicité
• la date de génération
• les numéros tiers

En cas d’erreur, il n’est pas possible d’annuler la génération. Il faudra supprimer manuellement les documents générés par erreur et retourner dans chacun des abonnements dans l’onglet Historique pour modifier le statut de la périodicité, et ainsi permettre une nouvelle génération.

IV – Reconduction des abonnements

La reconduction des abonnements peut également être réalisée de deux façons:

1-Soit une à une à partir de l’abonnement :

Quand l’option Reprendre les paramétrages du modèle est cochée, alors lors de la reconduction, toutes les informations des lignes du modèle associé seront reprises. De ce fait Cette option permet de mettre à jour l’abonnement client avec les dernières modifications enregistrées dans le modèle. Quand cette option est laissée non cochée, les lignes générées enregistrées dans la pièce d’abonnement restent inchangées.

L’option Suppression des périodicités générées supprime automatiquement du volet Historiques les périodicités déjà générées.

2-Soit en masse à partir du menu Traitements/Abonnements/Reconduction des abonnements :

Les abonnements à générer peuvent être sélectionnés suivant plusieurs choix disponibles :

• le type de reconduction (tous, aucune, tacite , à confirmer)
• le modèle
• les dates de périodicité
• le numéro des tiers

Quand l’option Reprendre les paramétrages du modèle est cochée, alors lors de la reconduction, toutes les informations des lignes du modèle associé seront reprises. De ce fait Cette option permet de mettre à jour l’abonnement client avec les dernières modifications enregistrées dans le modèle.
Quand cette option est laissée non cochée, les lignes générées enregistrées dans la pièce d’abonnement restent inchangées.

V – La mise à jour des abonnements

Les pièces d’abonnements peuvent être mise à jour à partir du menu Traitements/Abonnements/ Mise à jour des pièces d’abonnement.
Cette manipulation ne peut être effectuée que si les autres utilisateurs sont déconnectés de la gestion commerciale.

1 Type de mise à jour : quatre options sont disponibles.
Lignes des pièces : les lignes des pièces d’abonnement sont directement modifiées en fonction des valeurs présentes sur ces lignes et des paramétrages réalisés pour les options Quantités et Prix unitaire.
Reprise du tarif en vigueur : les lignes des pièces d’abonnement sont mises à jour en fonction du tarif enregistré au niveau de l’article et en tenant compte de la catégorie tarifaire du client concerné ou d’un éventuel tarif d’exception.
Reprise du prix tarif en vigueur : les lignes des pièces d’abonnement sont mises à jour en fonction du tarif enregistré au niveau de la fiche principale de l’article.
Reprise du modèle : les lignes des pièces d’abonnement sont mises à jour en fonction des tarifs renseignés dans le modèle associé à l’abonnement.

2 Données à traiter : cette zone permet de sélectionner quels types de données seront mis à jour. Les abonnements clients, les abonnements fournisseurs ou les modèles.

3 Type : cette zone permet de sélectionner si la mise à jour concerne les modèles d’achats ou de ventes, les abonnements de type proposition ou abonnements.
Les zones Modèle, Tiers, Article et Catégorie tarifaire sont des zones permettant de saisir des critères de sélection supplémentaires.